Business Process Lifecycle (Siklus Proses Bisnis)
Memperdalam manajemen proses bisnis
Sebuah proses memiliki siklus hidup/lifecycle; kita akan membahas langkah-langkah lifecycle ini. Artikel ini dibuat berdasarkan white paper yang dibuat oleh guru besar BPM saya di Dr Michael Rosemann. Saya termasuk orang yang beruntung karena mendapatkan kesempatan menjadi murid beliau ketika mengejar Masters saya di QUT pada tahun 2007. Beliau adalah Professor dan Head of the Information Systems School, Science and Engineering Faculty, Queensland University of Technology, Brisbane, Australia. Sebagai salah satu pakar BPM di Australia, beliau menuliskan white paper yang berjudul ‘Business Process Lifecycle Management’ pada Maret 2004. Saya akan mencoba berbagi dan menerjemahkan isi dari white paper ini untuk Anda semua.
Pertama-tama proses harus diidentifikasi. Proses yang dipilih harus digambarkan dalam peta proses, yang juga dapat disebut process model / model proses. Sebuah ‘as-is’ model menggambarkan proses bisnis saat ini dengan semua kegiatan, individu, data, dan sumber daya yang terlibat seperti software, hardware atau printer. As-is model ini harus dianalisis secara menyeluruh untuk mengidentifikasi kekurangan dan kendala yang ada.
“To-Be” model dapat dikembangkan berdasarkan as-is model. Mereka harus mengacu pada tujuan proses dan mempertimbangkan keterbatasan organisasi dan teknis yang ada. Model proses ini menggambarkan skenario alternatif masa depan untuk suatu proses bisnis. Salah satu to-be model ini akan dipilih dan diimplementasikan. Proses baru akan ‘go live’ dan dieksekusi. Pada saat yang sama, mereka terus dipantau dan dikontrol. Perbedaan antara rencana data aktual dapat memotivasi proyek ‘Process Engineering’.
7 langkah dari siklus proses bisnis adalah:
- Process Identification
- Process Modelling (as-is)
- Process Analysis
- Process Improvement (to-be)
- Process Implementation
- Process Execution
- Process Monitoring/Controlling
Dua aktivitas utama dalam lifecycle proses adalah:
- mengembangkan pemahaman untuk situasi saat ini (as-is) situasi
- menciptakan cara baru yang mungkin mengatur proses bisnis (to-be)
Rekayasa proses/process engineering menggambarkan pendekatan holistik untuk mengelola seluruh proses lifecycle. Michael Hammer James Champy juga memperkenalkan lebih populer istilah ‘Business Process Reengineering (BPR). Mereka telah sangat sukses dalam buku mereka laris ‘Reengineering the Corporation. A Manifesto for Reengineering’ (HarperCollins Publisher, Inc. 1994). Sayangnya, mereka tidak terlalu spesifik dalam menjelaskan bagaimana melakukan implementasi BPR.
Ketiga kriteria ini juga disebutkan oleh Michael Hammer dan James Champy dalam buku mereka ‘Reengineering the Corporation. A Manifesto for Reengineering’ (HarperCollins Publisher, Inc. 1994). Kriteria ini dikenal sebagai:
- Dysfunction (“proses yang berada dalam kesulitan terdalam?”),
- Importance (“proses yang memiliki dampak terbesar pada pelanggan perusahaan?”) Dan
- Feasibility (“proses mana yang paling rentan terhadap sukses redesign?”).
Ketiga kriteria datang bersama-sama untuk pemilihan proses yang harus menjadi bagian dari proyek proses engineering.
Thomas H. Davenport daftar dalam bukunya “Process Innovation: Reengineering Work through Information Technology. HBS 1993” berpendapat bahwa diperlukannya kriteria sebagai berikut:
- menghitung/enumerate proses utama
- menentukan batas-batas proses
- menilai relevansi strategis setiap proses
- membuat penilaian tingkat tinggi dari ‘health’ dari setiap proses
- memperhitungkan ‘culture’ dan politik dari setiap proses
Dua kriteria pertama dari Davenport dapat membantu kita untuk memisahkan proses yang kompleks pada kegiatan bisnis dalam suatu perusahaan. Tiga kriteria terakhir sangat dekat dengan kriteria yang diusulkan di atas.
