Process Modelling

As-Is Proses Model pada Siklus Proses Bisnis

Setelah tahap pemilihan proses selesai, perlu dilakukan pengembangan pemahaman umum dari proses tersebut. Apa yang sebenarnya dimaksud dengan ‘proses procurement’? Dimanakah proses tersebut dimulai dan dimana proses tersebut berakhir? Apakah proses tersebut mencakup semua bahan dan barang yang dibeli, termasuk semua aset? Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk fokus tepat pada pekerjaan proyek. Hal ini sangat diperlukan untuk identifikasi yang dilakukan oleh tim proyek dan biasanya dapat dimulai dengan analisis dokumentasi proses yang sudah ada. Namun, perusahaan-perusahaan seringkali memiliki berbagai dan (sayangnya) cara-cara kreatif dalam mendokumentasikan proses. Mereka menggunakan pengolah kata, spreadsheet, software presentasi seperti PowerPoint atau alat grafis seperti ABC Flowcharter atau Visio. Selain itu, departemen yang berbeda dari satu perusahaan biasanya memiliki pendekatan yang berbeda, deskripsi yang dibuat pada waktu yang berbeda dalam proyek yang berbeda. Mereka biasanya tidak dipelihara, tidak menjelaskan apakah proses tersebut masih berlaku dan sulit untuk dicari. Bahkan terkadang seorang manajer yang telah melupakan proses-proses tersebut.

Semua dokumentasi proses yang telah atau pernah diidentifikasi dapat membantu dalam pemahaman awal dari proses yang akan di analisa. Dengan demikian, aplikasi IT dan unit organisasi yang terlibat dapat terlihat dan dipahami lebih jelas. Namun demikian, biasanya dianjurkan untuk merancang proses model yang baru. (Peta proses ini juga disebut diagram alur atau model proses.)

Sebelum proses kegiatan modeling dapat memulai, harus didefinisikan terlebih dahulu bagaimana proses harus dimodelkan. Pengalaman masa lalu mengenai dokumentasi proses harus dipertimbangkan. Berikut adalah kepusan-keputusan yang harus diambil pada tahap ini:

• Siapa yang akan merancang model proses? Apakah orang-orang tersebut ahli dalam pemodelan atau mereka akan melakukannya untuk pertama kalinya? Ini adalah masalah yang sangat penting. Studi di Australia telah menunjukkan bahwa mencari anggota tim engineering bisnis yang memiliki keterampilan yang diperlukan dan pengetahuan merupakan faktor keberhasilan (success factor) yang paling penting untuk proyek proses engineering.
• Siapa yang akan membaca proses model ini? Apakah akan digunakan oleh tim kecil seperti analis bisnis yang berpengalaman ataukah akan dikomunikasikan pada intranet perusahan kepada seluruh karyawan? Dalam kasus terakhir, proses model yang dibuat haruslah cukup jelas dan dapat dipahami. Ini berarti bahwa konvensi tertentu telah didefinisikan untuk nama-nama kegiatan atau untuk seluruh tata letak model proses. Gambar berikut akan memberi Anda gambaran tentang bagaimana komprehensif sebuah model proses harus dibuat. Model Proses ini dirancang untuk sebuah perusahaan manajemen fasilitas dan merupakan salah satu dari lebih dari 250 model.
• Berdasarkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, keputusan harus dibuat mengenai tata cara dari modeling yang akan dibuat. Sebuah teknik pemodelan menentukan apa simbol dan konektor yang akan digunakan dalam sebuah proses model. Diagram alur yang dihasilkan dapat menggambarkan urutan kegiatan dengan cara yang sangat sederhana. Mereka juga dapat mencakup banyak simbol yang menggambarkan berbagai event/kegiatan, status, tujuan, data, perangkat lunak, unit organisasi, posisi, tim proyek, departemen organisasi, dan mitra bisnis.
• Apa alat/software yang harus digunakan untuk kegiatan modeling: alat gambar sederhana atau alat pemodelan bisnis yang canggih? Apakah perlu bagi banyak pemodel untuk mengakses model pada saat yang bersamaan? Apakah perlu untuk menyimpan atribut seperti waktu dan biaya per kegiatan?

Setelah keputusan ini dibuat, kesesuaian harus diuji dalam proyek percontohan. Percontohan ini dapat dibedakan dalam tiga tahap utama unfreezing, moving dan freezing. Untuk masuk ke tahap ‘unfreeze’, disarankan agar proses digambarkan dengan organisasi masing-masing dan IT interface yang ada. Interface organisasi menunjukkan bagaimana tanggung jawab untuk kegiatan diserahkan dari satu unit organisasi ke yang lainnya. IT interface menggambarkan titik dalam proses, di mana dua kegiatan yang mengikuti satu sama lain didukung oleh dua solusi perangkat lunak yang berbeda. Proses model yang pertama kali dibuat harus menunjukkan bahwa mereka menawarkan cara baru untuk memahami bisnis, khususnya dalam mengidentifikasi kelemahan yang terkait dengan interface. Dalam sebuah proyek proses engineering yang sukses, tim proyek sudah dapat menghargai model proses yang menggambarkan proses bisnis saat ini. Meskipun tidak tercantum ide-ide untuk perbaikan dalam model seperti tersebut, namun banyak organisasi
yang menghargai proses ‘modeling’ yang dikerjakan. Pertanyaan-pertanyaan berikut akan membantu Anda untuk menerapkan apa yang telah Anda pelajari dengan proses interfacing dalam sebuah organisasi.

Pertanyaan
Apakah contoh untuk proses yang biasanya memiliki banyak interface dalam sebuah organisasi? Pilih juga proses potensial dari tempat kerja individu.

Jawaban
Contohnya termasuk penanganan keluhan pelanggan, proses pesanan pembelian, proses order penjualan, pengembangan produk, dan verifikasi faktur.

Setelah organisasi menghargai kegunaan pemodelan proses, kegiatan modeling ‘as-is’ dapat mulai. Titik kritis mengenai modeling as-is adalah lingkup pemodelannya. Seberapa komprehensif model yang harus dibuat? Level of detail apa yang harus mereka gambarkan dalam menggambarkan kegiatan perusahaan? Informasi apa yang harus dimasukkan dalam model proses – organisasi unit, orang, tujuan, kelemahan, data, sumber daya, pengetahuan, atau pelanggan, dll? Semua pertanyaan ini hanya dapat dijawab jika tujuan pemodelan didefinisikan dengan jelas.

Tujuan pemodelan proses bisa berbeda-beda. Pemodelan proses meningkatkan transparansi tentang organisasi proses, dengan cara yang sama dengan cara bagan organisasi menggambarkan struktur organisasi. Dalam hal pemodelan proses berlangsung sebagai bagian dari reorganisasi proses, itu lebih penting untuk menyoroti kelemahan dan mengidentifikasi kemungkinan perbaikan. Jika model proses yang digunakan untuk memilih solusi perangkat lunak baru, itu akan berguna untuk melihat bagaimana alternatif solusi perangkat lunak mendukung proses tertentu. Proses model juga dapat memberikan masukan bagi software developer yang mengembangkan perangkat lunak baru berdasarkan spesifikasi dan persyaratan proses bisnis yang berlaku. Selain itu, model proses dapat menyoroti interface untuk pelanggan dan memberikan manfaat untuk proyek Customer Relationship Management.

Pertanyaan dan Jawaban dibawah dapat mendorong Anda untuk berhati-hati dalam mempertimbangkan konsekuensi merancang ‘as-is’ model.

Pertanyaan
Apa keuntungan utama (advantages) dan juga kekurangan (disadvantages) dari merancang as-is model?

Jawaban
Tabel berikut memberikan gambaran tentang keuntungan dan kekurangan dari pemodelan proses as-is. Kesimpulan akhir dari bab ini adalah bahwa model as-is proses tergantung pada tujuan proyek tersebut.

Keuntungan

Kekurangan

pemahaman yang sama atas permasalahan yang ada lingkup proyek didefinisikan terminologi yang sama mendukung penerimaan untuk proyek (unfreezing) dasar untuk strategi migrasi terhadap proses didesain ulang kelengkapan untuk melakan evaluasi terhadap to-be proses hasil dari analisis proses as-is dapat digunakan sebagai to-be, jika tidak ada atau hanya sedikit perubahan itu menunjukkan kelemahan dan restriction

proses as-is akan menjadi obsolete setelah proses to-be sudah dirancang atau diimplementasikan berbahaya karena narrow focused process design (thinking in constraints) memakan waktu dan biaya

Setelah kick-off proyek dan sebelum dokumentasi yang lebih komprehensif dari proses as-is, pertimbangan yang cermat dari keuntungan dan kerugian dari as-is model sangat diperlukan.

Keuntungan
Manfaat utama dari pemodelan as-is adalah bahwa semua anggota proyek yang terlibat dapat mengembangkan keterampilan komunikasi yang diperlukan selama proses pemodelan, dan memiliki pemahaman yang sama tentang masalah dan terminologi. Desain kolaboratif model memerlukan kesepakatan dalam istilah yang akan digunakan. Ruang lingkup proyek didokumentasikan dalam model proses. Selama pengembangan perbaikan, model as-is berfungsi sebagai semacam patokan dan cek kelengkapan. Bagian atau model selengkap-yang sering dapat digunakan sebagai ‘to-be’ model, jika tidak ada perubahan proses utama yang diperlukan atau mungkin. Akhirnya, deskripsi proses yang ada menyoroti kelemahan, sehingga memberikan potensi perbaikan, tetapi juga mengidentifikasi kendala yang ada.

Kekurangan
Kerugian utama dari modelling as-is proses adalah bahaya bahwa tim proyek akan kehilangan kemampuan dalam berfikir ‘out-of-the-box’. Hal ini terjadi ketika tim analis bisnis yang bertanggung jawab dari pemodelan proses terdiri dari orang-orang yang agak berpengalaman yang mewawancarai rekan yang berpengalaman dari berbagai area bisnis. Responden (tim) akan sering mencoba untuk meyakinkan analis bisnis bahwa cara yang ada untuk melakukan bisnis adalah satu-satunya cara dalam kaitannya dengan kendala yang ada karena sejumlah alasan. Pada akhir wawancara akan menjadi sulit untuk melangkah mundur dan menganalisis proses secara obyektif.

Masalah ini adalah alasan mengapa Michael Hammer merekomendasikan melewatkan analisis as-is. Dia menyarankan cara baru dalam memandang perusahaan, dengan cara yang tidak memiliki pengetahuan tentang kendala dan mulai dari awal. Model as-is tidak akan berlaku lagi ketika model to-be sudah dibuat, dan dapat memakan banyak waktu dan biaya.

Peserta dapat berdebat tentang istilah apa yang harus digunakan atau mengapa kasus tertentu tidak digambarkan dalam model. Namun, diskusi tersebut dapat dihindari dengan berfokus pada aturan 80/20. Dengan mengikuti aturan ini, hanya 80% kasus yang akan menjadi pokok perhatian, yaitu skenario yang khas. Dan tidak perlu untuk menjelaskan masing-masing dan setiap kasus yang ditemukan. Selain itu, model proses hanya mencerminkan istilah yang paling populer. Hal ini tidak dapat mempertimbangkan kebutuhan individu peserta tertentu seperti engineers, perwakilan bisnis dan staf IT, yang masing-masing dapat menggunakan terminologi yang berbeda.

Proses Bisnis Frameworks (Business Process Frameworks)
Pemodelan proses as-is dengan cepat akan menjadi tugas yang sangat kompleks karena jumlah model yang dirancang akan bertambah. Untuk itu diperlukan cara untuk menemukan mekanisme yang memadai untuk mengurangi dan mengelola kompleksitas ini. Salah satu cara yang efisien adalah untuk mengembangkan high level ‘Business Process Frameworks’, yang menggambarkan bisnis dan dukungan inti proses perusahaan tertentu.

Sebagai level pertama dari proyek pemodelan proses, kerangka bisnis (business frameworks) berfungsi sebagai titik masuk ke semua model yang ada.

Pertanyaan
Apakah area aplikasi untuk kerangka kerja proses bisnis ini?

Jawaban
Kerangka proses bisnis/business process frameworks dapat digunakan untuk mengkarakterisasi proses bisnis yang berbeda dari suatu perusahaan pada level tertinggi (high level). Warna yang berbeda, misalnya, bisa menunjukkan prioritas yang berbeda mengenai perlunya proses desain dan dapat mengekspresikan tingkat dukungan yang berbeda dari IT. Kerangka proses bisnis menjadi titik pusat akses ke semua model proses.