Process Identification
Identifikasi Proses Bisnis dalam Siklus Proses Bisnis
Ketika Anda menggambar proses model untuk satu proses dan dianalisis satu proses, ini memberikan Anda pemahaman awal untuk karakteristik proses. Namun, hal ini menyederhanakan realitas yang harus dihadapi. Faktanya adalah bahwa sebagian besar perusahaan memiliki ratusan, bahkan ribuan proses. Karena proyek proses engineering jelas dapat menjadi sangat kompleks, maka perlu untuk mengidentifikasi proses yang paling penting. Diperlukan sebuah pedoman tentang bagaimana melakukan prioritas terhadap proses yang akan dianalisa. Jadi, bagaimana seharusnya proyek proses engineering harus dimulai?
Untuk membantu Anda memahami ‘proses identifikasi’, sejumlah pertanyaan dan skenario akan mengikuti dan membimbing Anda langkah demi langkah sepanjang siklus hidup proses bisnis.
Pertanyaan 1
Pikirkan tentang perusahaan Anda saat ini, atau perusahaan yang Anda ketahui. Proses apa yang akan menjadi titik awal yang baik untuk sebuah proyek proses engineering? Kriteria apa yang akan Anda terapkan?
Jawaban 1
Tiga kriteria menentukan proses dengan prioritas tertinggi.
- Tujuan atau objective dari sebagian besar perusahaan adalah untuk memaksimalkan keuntungan, yaitu, membandingkan antara pendapatan dan biaya. Berdasar pada pedoman ini, maka proses yang terpenting adalah proses yang memberikan kontribusi yang signifikan terhadap pendapatan perusahaan. Manajer pemasaran akan menggambarkan mereka sebagai ‘cash cows’. Selain itu, proses yang dianggap penting adalah proses yang memiliki ciri sebagai proses yang ‘cost intesive’. Meskipun tidak selalu mudah untuk mengukur hasil moneter dari sebuah proses, biasanya kita dapat mengidentifikasi value-/cost-driving proses berdasarkan pada pengetahuan tentang fokus dan prioritas dari perusahaan. Asumsinya adalah bahwa setiap keberhasilan dari sebuah proses engineering akan memberikan peningkatan pendapatan dan / atau mengurangi biaya dari proses tersebut. Selain dilihat dari hasil moneter murni, tingkat keterlibatan pelanggan (degree of customer involvement) dalam sebuah proses dapat menjadi kriteria dan seleksi penting. Semakin banyak interface dengan pelanggan, maka proses tersebut dapat dibilang sebagai proses yang penting.
- Namun, $ -values atau orientasi pelanggan adalah bukan satu-satunya kriteria yang dianggap terpenting. Sebuah proyek proses engineering memiliki tujuan untuk menganalisis dan mengatur kembali proses. Sebuah proses mungkin dianggap sebagai proses ‘cash cows’, tetapi pada saat yang sama proses tersebut adalah proses yang sangat terorganisasi dengan baik. Maka, tidak ada alasan untuk menyelidiki atau melakukan analisis lebih lanjut, jika proses sudah efisien. Oleh karena itu, dibutuhkan kriteria lebih lanjut untuk menangkap kebutuhan untuk dari reorganisasi. Dengan kata lain, proses cenderung menjadi calon proses yang dipilih dalam sebuah proyek proses engineering jika saat ini proses tersebut memiliki kelemahan dan kita berpandapangan bahwa kinerjanya dapat ditingkatkan. Sekali lagi, ini tidak memerlukan analisis mendalam. Manajer biasanya dapat menilai langsung proses dengan masalah terbesar. Analisis ini dapat didasarkan pada waktu pemrosesan, jumlah aplikasi IT yang terlibat, peningkatan jumlah keluhan pelanggan atau karyawan yang tidak puas.
Kedua kriteria dapat diringkas dalam matriks yang menunjukkan fokus yang diperlukan.
- Setelah mencoba untuk mengukur pendapatan dan biaya yang berkaitan dengan suatu proses dan memperkirakan kebutuhan untuk reorganisasi, mungkin masih ada lebih dari satu proses yang tersisa yang harus diseleksi. Kriteria seleksi akhir adalah kemungkinan reorganisasi atau re-engineering yang sukses dari sebuah proses. Sebuah proses mungkin memiliki kelemahan, bukan karena tidak ada yang pernah mencoba untuk melihat dan memperbaikinya, tetapi karena terlalu sulit untuk mendapatkan solusi improvement yang tepat untuk proses tersebut. Jika proyek proses engineering dimulai dengan proses penting tetapi menantang, akan dihadapkan dengan resiko yang sangat besar. Jika proyek ini tidak berhasil, para anggota tim proyek dan organisasi akan kehilangan kepercayaan diri dalam proses engineering. Singkatnya, pada awal proyek, harus dipilih proses yang tepat dan dengan rasio keberhasilan yang tinggi bila dilakukan re-engineering.
Pemilihan proses penting juga dapat didasarkan pada daftar yang komprehensif dari semua proses yang ada, dan termasuk skor atau urutan mengenai kontribusi proses tersebut dalam menentukan keuntungan perusahaan, kinerja saat ini dan kemungkinan proyek desain ulang yang sukses. Sebuah pembobotan dapat diberikan kepada masing-masing dari tiga kriteria dengan nilai keseluruhan peringkat dalam rangka untuk mengidentifikasi proses yang paling penting. Pendekatan ini dikenal sebagai ‘Scoring Model’ tetapi sering dianggap terlalu rumit untuk tujuan proses engineering.
Pendekatan yang lebih efektif lainnya adalah dengan melakukan diskusi dengan manajer yang memiliki pengalaman komprehensif dan memilih proses yang paling relevan secara kolaboratif. Pilihan ini juga harus mencakup faktor-faktor seperti sikap terhadap perubahan yang akan dihadapi oleh anggota dari organisasi/perusahaan tersebut, atau adanya proyek-proyek lain yang dapat mempengaruhi proses tersebut. Ini jelas bukan masalah kecil. Fakta bahwa line manajer enggan untuk berinovasi adalah salah satu faktor yang paling penting yang mempengaruhi keberhasilan proyek proses engineering.
Setelah tahap pertama selesai dilakukan yaitu pemilihan proses yang akan masuk dalam proyek proses engineering, menjadi sangat penting untuk mengkomunikasikan gagasan orientasi proses pada perusahaan. Semua anggota proyek harus memahami keuntungan dari orientasi proses, dan juga menyadari kendala yang mungkin akan dihadapi. Setelah organisasi/perusahaan sudah ‘process aware’, proyek proses engineering dapat dimulai dengan penjelasan tentang proses-proses yang dipilih.
