Analisis Proses Bisnis

Analisis Proses Bisnis dalam Siklus Proses Bisnis

Proses analisis dilakukan untuk mengidentifikasi ‘pain points’ yang ada pada setiap proses. Berdasarkan model proses yang ada, tim analis bisnis/business analyst, orang-orang IT, perwakilan bisnis yang terlibat dan, biasanya, konsultan eksternal menganalisis proses secara rinci. Mereka mengidentifikasi tujuan proses dan mendata setiap kekurangan pada proses yang ada saat ini.

Pada tahap ini, tim proyek mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah tujuan atau goal dari proses yang dimiliki?
• Mengapa proses dieksekusi seperti yang dilakukan saat ini?
• Unit organisasi dan sistem aplikasi apa saja yang terlibat – dan dimanakah interface diantara mereka?
• Apakah masalah yang ada saat ini?
• Perubahan apa saja yang akan dilakukan diluar proyek proses engineering?
• Teknologi apa yang (akan) tersedia?
• Apakah tolok ukur/benchmark saat ini?

Pertanyaan dan Jawaban 5, 6, 7 dan 8 dibawah dapat membantu Anda untuk hati-hati mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan di atas, dan untuk merangsang respon yang tepat.

Pertanyaan 5
Informasi apa yang harus dicapture dari setiap ‘pain points’ yang diidentifikasi? Desain sebuah tabel yang dapat digunakan sebagai pola umum untuk melakukan klasifikasi kelemahan yang ditemukan. Tabel ini harus menangkap semua informasi yang relevan untuk deskripsi lebih lanjut dari setiap kelemahan. Bandingkan tabel Anda untuk setiap jawaban yang diberikan.

Jawaban 5

Weakness ID	Name	Priority	Short Term (ST) / Long Term (LT)	Organizational or IT Issue	Related Project	Possible Solution	Responsible	Deadline
1		A	LT	Organ/IT	nil		John Smith	15-01-01
2		C	ST	IT	softwareupgrade		Peter Frankins	30-09-01

Setelah kelemahan utama dari proses yang ada telah dapat diidentifikasi dan dijelaskan, maka informasi ini sangat berguna untuk mengumpulkan informasi tentang best practice dalam merestruktur proses ini.
 
Pertanyaan 6
Benchmarking menggambarkan perbandingan data kinerja internal (seperti waktu pemrosesan) dengan data internal atau eksternal lainnya dari industri yang sama atau dengan industri yang berbeda. Apa peran benchmarking dalam tahap analisis proses?

Jawaban 6
Data pembanding biasanya disebut sebagai ‘best practice’. Data internal sebanding bisa berasal dari anak perusahaan dengan tujuan yang sama dan struktur organisasi yang sama di lokasi yang berbeda. Data eksternal dapat datang dari perusahaan lain atau menjadi studi pembanding yang dibeli dan dilakukan oleh perusahaan konsultan. Benchmarking dapat membantu mengidentifikasi kekurangan, yaitu proses-proses yang performanya berada di bawah nilai pesaing. Namun, tantangan utama adalah untuk mencari tahu mengapa hal ini terjadi. Secara umum, data tentang struktur proses tidak akan tersedia.

‘Referece model’ atau model refrensi adalah salah satu cara untuk menangkap informasi tentang praktek terbaik/best practice dari sebuah proses. Mereka mengacu pada proses model yang tidak menggambarkan satu jenis perusahaan, tetapi seluruh industri. Model referensi dapat berfungsi sebagai rekomendasi untuk mendesain proses baru. Misalnya, semakin banyak perusahaan konsultan yang mendokumentasikan pengalaman proyek mereka dalam bentuk model referensi. Dengan demikian, menjadi mungkin bagi mereka untuk dengan mudah menggunakan kembali hasil proyek mereka. Seorang konsultan baru akan mempelajari model referensi yang tersedia untuk industri tertentu dan menggunakannya sebagai titik awal dalam melakukan analisis proses klien tertentu.

Contoh gambar 8 dan 9 menggambarkan ide dari model referensi. Bayangkan bahwa setiap matriks pada Gambar 8 merupakan salah satu perusahaan. Simbol yang berbeda dapat berdiri untuk departemen, proses, atau apa pun. Anda melihat beberapa kesamaan dan beberapa perbedaan. Model referensi berupaya untuk menjaga kesamaan, sehingga perusahaan keempat dapat segera dibedakan berdasarkan model referensi ini.

Model referensi tidak hanya menggambarkan solusi generik untuk industri tertentu, tetapi mereka juga menggambarkan fungsi dari perangkat lunak. Perangkat lunak bisnis khususnya yang komprehensif (ERP software) sering didokumentasikan dalam bentuk model referensi. Pasar ERP solusi SAP R / 3 misalnya dijelaskan dalam lebih dari 800 model proses bisnis dan lebih dari 120 skenario untuk proses bisnis kolaboratif diperlukan untuk E-Commerce.

Pertanyaan 7
Benchmarking dan model refrensi merupakan sebuah cara untuk menangkap informasi tentang cara terbaik dalam melakukan proses bisnis tertentu. Apakah selalu disarankan untuk mengacu kepada ‘best practice’? Apakah ‘best practice’ selalu dapat diidentifikasi?

Jawaban 7
Best practice adalah istilah populer untuk solusi yang mengaku sebagai ‘canggih’ atau state of the art solution. Namun, best practice biasanya tidak didefinisikan secara detail. Apakah best practice benar-benar berarti untuk digunakan? Arthur Andersen mendefinisikan best practice sebagai “sebuah metode yang telah dinilai lebih unggul dari metode lain. Metode tersebut adalah cara yang paling efisien untuk melakukan tugas. Dengan kata lain, itu adalah garis lurus antara bahan baku, melalui pengolahan, untuk produk jadi.”

Biasanya best practice didefinisikan sebagai ‘state of the art’ dalam industri tertentu. Dari sudut pandang teoritis, hampir tidak mungkin untuk mendefinisikan ‘the’ best practice karena akan memerlukan pencacahan lengkap dari semua praktek saat ini.

Tidak ada bukti nyata tentang best practice. Hal ini hanya klaim dari orang-orang pemasaran yang, misalnya, solusi ERP menyediakan praktek terbaik. Seperti yang dapat Anda baca di sebuah iklan, perusahaan konsultan besar menyatakan bahwa “our professionals will start by sharing […] what works best for others”. Dari sudut pandang para kritikus, best practice bisa diartikan sebagai alasan untuk terus menggunakan kembali pendekatan yang sama.

Pertanyaan 8
Suara-suara kritis telah menekankan bahwa penggunaan model referensi ERP dan penerapan best practice dapat menyebabkan perusahaan dengan menggunakan proses bisnis yang sama. Dengan demikian, perusahaan tidak akan mampu mencapai keunggulan kompetitif yang diharapkan. Bagaimana pendapat Anda? Akankah setiap perusahaan akan terlihat sama, jika mereka semua mengacu pada ide best practice yang sama?

Jawaban 8
Bahkan jika dua perusahaan menggunakan model referensi yang sama (seperti proses refrensi pembelian) untuk desain organisasi mereka, akan terdapat perbedaan yang signifikan dalam melakukan bisnis mereka. Ini dikarenakan terdapat karyawan yang berbeda dengan keterampilan yang berbeda, motivasi, dan kreativitas yang berbeda dalam proses ini. Meskipun perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak yang sama, mereka biasanya akan memiliki banyak kegiatan di luar ruang lingkup perangkat lunak. Ini bisa menjadi panggilan telepon dengan pemasok, atau pertemuan antara orang pembelian dan staf yang bekerja di bagian hutang. Selain itu, mitra bisnis yang terlibat (pemasok) yang berbeda. Keunggulan kompetitif umumnya berasal dari cara bisnis dilakukan dan tidak bagaimana software ERP yang digunakan. Menggunakan model referensi ERP yang sama tidak berarti kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Sebaliknya, ini adalah sebuah kesempatan yang yang dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Sebaliknya, kerugian kompetitif dapat dihasilkan jika kita tidak menggunakan software ERP tersebut.